För en tid sedan skrev vi ett inlägg om ett problem som jag tror att de flesta av oss som jobbar med rekrytering är väl medvetna om, nämligen att många kandidater upplever att de inte får rätt återkoppling i rätt tid. Uppföljningen sker inte när kandidatens behov av information är som störst, eller uteblir i värsta fall helt och hållet.
Problemet är välkänt. Kandidaterna pratar om det, och vi rekryterare känner till det. Vad gör vi åt saken?
Viktigt med tydliga mål
När vi startade Skill U, var faktiskt ett av våra huvudsakliga fokusområden att få till det här med uppföljningen. Trots att vi har jobbat hårt med det, så brister vi också ibland – så klart. Men jag måste säga att oftast funkar det riktigt bra, och jag vill därför gärna dela med mig av de knep och verktyg vi använder oss av.
Först och främst har vi satt som mål att alla vi har varit i kontakt med ska få svar inom max 10 dagar – oavsett om det är i form av ett ”nej tack” eller ett ”ja tack”. Om de får ett nej från oss försöker vi speca i mail vad det var som saknades för att de skulle gå vidare. Ibland har de ju helt enkelt bara sökt tjänsten för sent, och vi har valt att gå vidare med andra kandidater. De av våra kandidater som har kommit vidare till intervju får alltid svar via telefon, inte mail. Det känns mer respektfullt, tycker vi.
För oss är det också viktigt att ge löpande information om vad som händer i en process som en kandidat är del av, exempelvis tidsplan och nästa steg. Alla som har varit med i en jobbsökarprocess kan nog känna igen sig i frustrationen när allt bara blir tyst…
Små knep som förenklar
Tid är en trång sektor för de flesta av oss – mig med. Samtidigt är det jätteviktigt för mig att återkoppla med något personligt till var och en som jag har varit i kontakt med. Knepet? Jag har skapat ett stort antal ”mallar” för e-post, som jag utgår ifrån och sedan anpassar delar av så att de passar just den jag skickar till. På så sätt får kandidaterna mer personlig återkoppling, utan att det behöver ta särskilt mycket tid i anspråk för mig.
Sist, men inte minst, så har vi massor med småknep som får oss att komma ihåg att höra av oss till rätt person i rätt tid. Utan dem, hade jag varit helt lost, är jag rädd. Dels jobbar jag extremt strukturerat i min kalender tillsammans med mitt rekryteringssystem. Där ser jag klart och tydligt alla personer som är i en process och i vilken del av processen de befinner sig. Dels lägger jag to-do pop ups på alla kandidater som har actions på sig, för att jag inte ska missa något. Parallellt jobbar jag med TO-DO och kom-ihåg-listor dagligen och veckovis i min one-note, som jag bockar av efter hand. Jag skriver även in noteringar på alla kandidater som jag har i process och antecknar vad, när och hur kommunikation har skett.
I tidigare inlägg har vi beskrivit hur vår rekryteringsprocess upplevs från ”andra sidan”. Vi samlar löpande in information från vara kandidater, för att se vilka delar vi har lyckats särskilt bra med, och vad vi behöver bli bättre på.
Kan vi lära av varandra?
Som sagt, återkopplingsproblematiken verkar vara något som vi alla slåss med – alla på sitt eget sätt. Jag tror att vi är överens om att det är en viktig fråga.
Nu är jag nyfiken på att höra hur du jobbar med de här bitarna, för att säkerställa att dina kandidater får rätt återkoppling i rätt tid? Jag är säker på att vi har mycket att lära av varandra. Hör gärna av dig, så tar vi en digital fika och diskuterar frågan. Adda mig gärna på på Linkedin så kan vi fortsätta att diskutera vidare.